Sa thải nhân viên đúng luật 2026: Căn cứ, thủ tục và mức bồi thường khi sai luật

Phân biệt sa thải và chấm dứt hợp đồng lao động

Trước khi đi vào quy trình, cần hiểu rõ sa thải chỉ là một hình thức xử lý kỷ luật lao động, không phải là cách chấm dứt hợp đồng lao động thông thường. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có thể chấm dứt hợp đồng lao động theo nhiều cách khác nhau: hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận, người lao động đơn phương chấm dứt, người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt, hoặc sa thải như hình thức kỷ luật cao nhất.

Sa thải chỉ áp dụng trong các trường hợp được quy định cụ thể tại Điều 125 BLLĐ 2019. Nếu doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng vì lý do kinh tế hay tái cơ cấu, phải sử dụng thủ tục đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc cho thôi việc theo quy định khác, không phải sa thải.

3 căn cứ sa thải hợp pháp theo Điều 125 BLLĐ 2019

Căn cứ 1: Tái phạm sau khi đã bị kỷ luật

Người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động mà trước đó đã bị xử lý kỷ luật bằng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, nay tái phạm trong thời hạn hiệu lực của quyết định kỷ luật đó. Đây là căn cứ phổ biến nhất. Lưu ý: nếu chỉ bị cảnh cáo hoặc khiển trách mà tái phạm, chưa đủ căn cứ để sa thải theo điểm này.

Căn cứ 2: Tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng

Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm mà không có lý do chính đáng. Các trường hợp được xem là có lý do chính đáng: thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân ốm có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh, các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý: "cộng dồn" nghĩa là không nhất thiết phải nghỉ liên tiếp. 5 ngày nghỉ rải rác trong một tháng cũng đủ căn cứ nếu không có lý do chính đáng.

Căn cứ 3: Gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng

Người lao động có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động. Mức "nghiêm trọng" và "đặc biệt nghiêm trọng" phải được quy định cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp bỏ ngỏ trong nội quy, dẫn đến khó áp dụng căn cứ này khi cần.

Thủ tục họp xử lý kỷ luật – quy trình bắt buộc

Dù có đủ căn cứ sa thải, doanh nghiệp vẫn có thể thua kiện nếu không thực hiện đúng thủ tục. Theo Điều 122 BLLĐ 2019, thủ tục xử lý kỷ luật lao động (bao gồm sa thải) phải tuân theo các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản vi phạm

Ngay khi phát hiện vi phạm, người có thẩm quyền lập biên bản ghi nhận hành vi vi phạm, có chữ ký của người lập biên bản và người vi phạm (hoặc ghi nhận nếu người vi phạm từ chối ký). Biên bản là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất, cần ghi rõ: thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm, hậu quả, người chứng kiến.

Bước 2: Thông báo và triệu tập họp

Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động, cha/mẹ hoặc người đại diện của người lao động dưới 15 tuổi (nếu có), tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (công đoàn). Thông báo phải ghi rõ nội dung vụ việc và thời gian tổ chức cuộc họp.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật

Cuộc họp phải có mặt đầy đủ các thành phần: đại diện người sử dụng lao động (người có thẩm quyền xử lý kỷ luật), người lao động bị xử lý kỷ luật, đại diện tổ chức công đoàn cơ sở (hoặc cấp trên nếu chưa có công đoàn cơ sở). Nếu một trong các thành phần vắng mặt, cuộc họp vẫn có thể tiến hành nhưng phải ghi rõ trong biên bản lý do vắng mặt. Cuộc họp phải được lập biên bản, có đầy đủ chữ ký của những người tham dự.

Bước 4: Ra quyết định kỷ luật sa thải

Sau cuộc họp, người có thẩm quyền (Giám đốc hoặc người được ủy quyền) ban hành quyết định sa thải bằng văn bản. Quyết định phải ghi rõ: họ tên, chức vụ người lao động; hành vi vi phạm; hình thức kỷ luật; căn cứ pháp lý; ngày có hiệu lực.

Bước 5: Gửi quyết định cho người lao động

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày ban hành, quyết định kỷ luật phải được gửi đến người lao động. Nên gửi bằng cả hai hình thức: trực tiếp (có chữ ký xác nhận) và bưu điện (có phiếu báo) để đảm bảo bằng chứng.

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Đây là quy định nhiều doanh nghiệp vi phạm do không nắm rõ. Theo Điều 123 BLLĐ 2019:

• Thời hiệu xử lý kỷ luật là 6 tháng kể từ ngày có hành vi vi phạm;
• Riêng đối với vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh: thời hiệu là 12 tháng;
• Nếu người lao động đang nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ phép năm, thực hiện nghĩa vụ công dân, điều tra, truy tố, xét xử: thời hiệu được tạm dừng và tiếp tục tính sau khi người lao động trở lại làm việc.

Quá thời hiệu mà vẫn ra quyết định sa thải là sa thải trái luật, bất kể hành vi vi phạm có nghiêm trọng đến đâu.

Người lao động không được sa thải trong những trường hợp nào?

Theo Điều 137 và 140 BLLĐ 2019, cấm sa thải người lao động khi họ đang:

• Nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi;
• Nghỉ ốm đau, điều dưỡng theo chỉ định bác sĩ không quá 6 tháng liên tục;
• Nghỉ phép năm có phép;
• Thực hiện nghĩa vụ công dân (dân quân tự vệ, bầu cử, v.v.);
• Là cán bộ công đoàn không chuyên trách đang trong nhiệm kỳ (phải có ý kiến của ban chấp hành công đoàn cấp trên).

Hậu quả khi sa thải sai luật

Theo Điều 41 BLLĐ 2019, nếu sa thải trái luật, người sử dụng lao động phải:

• Nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng lao động đã ký;
• Trả lương cho những ngày người lao động không được làm việc;
• Bồi thường thêm ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động;
• Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài khoản bồi thường trên còn phải trả trợ cấp thôi việc theo Điều 46 BLLĐ 2019 (nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc).

Ví dụ thực tế: Nhân viên có lương 15 triệu/tháng, làm việc 5 năm, bị sa thải sai luật. Doanh nghiệp phải bồi thường: 2 tháng lương (30 triệu) + lương những ngày không làm + trợ cấp thôi việc 2,5 tháng lương (37,5 triệu) = tối thiểu 67,5 triệu đồng, chưa kể tiền lương trong thời gian không làm việc.

5 lỗi phổ biến doanh nghiệp hay mắc khi sa thải

• Không họp hoặc họp thiếu thành phần: Họp mà không mời công đoàn hoặc không thông báo cho người lao động trước;
• Không có biên bản vi phạm: Ra quyết định sa thải dựa trên thông tin miệng, không có tài liệu bằng chứng;
• Quá thời hiệu 6 tháng: Vi phạm xảy ra từ lâu nhưng doanh nghiệp mới xử lý;
• Nội quy lao động không quy định mức thiệt hại "nghiêm trọng": Muốn sa thải vì gây thiệt hại nhưng nội quy chưa định nghĩa rõ;
• Sa thải trong thời gian người lao động ốm hoặc nghỉ thai sản: Quyết định bị tuyên vô hiệu dù có đủ căn cứ.

Tại Hải Phòng, các tranh chấp lao động liên quan đến sa thải ngày càng tăng, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, logistics và dịch vụ. Nhiều doanh nghiệp đã phải chi trả bồi thường lớn chỉ vì thiếu một bước trong thủ tục. Nếu cần tư vấn xây dựng quy trình kỷ luật lao động hoặc soạn thảo nội quy đúng luật, Talochi Legal sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp tại Hải Phòng và các tỉnh thành trong cả nước.

Kết luận

Sa thải nhân viên đúng luật đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ hai yếu tố: căn cứ hợp pháp (một trong 3 căn cứ tại Điều 125) và thủ tục đúng quy trình (họp, biên bản, quyết định, gửi đúng hạn). Thiếu một trong hai, quyết định sa thải có thể bị tòa án tuyên vô hiệu và doanh nghiệp phải gánh chịu hậu quả tài chính nặng nề. Đầu tư vào nội quy lao động rõ ràng và quy trình xử lý kỷ luật bài bản là cách tốt nhất để bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro này.