Kỷ luật lao động: Quy trình xử lý và sai lầm cần tránh

Kỷ luật lao động là công cụ quản lý quan trọng nhưng cũng là nguyên nhân hàng đầu của tranh chấp lao động tại Việt Nam. Theo Bộ luật Lao động 2019, có 4 hình thức kỷ luật được phép áp dụng và hàng chục điều kiện bắt buộc phải tuân thủ. Một sai sót nhỏ trong quy trình có thể khiến toàn bộ quyết định kỷ luật bị vô hiệu.

Bốn hình thức kỷ luật lao động theo pháp luật Việt Nam là gì?

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, có đúng 4 hình thức kỷ luật theo thứ tự từ nhẹ đến nặng:

1. Khiển trách: áp dụng cho vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ. Có thể bằng lời hoặc văn bản.
2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng: áp dụng khi đã khiển trách mà tái phạm, hoặc vi phạm mức độ trung bình lần đầu.
3. Cách chức: áp dụng cho người giữ chức danh quản lý có vi phạm nghiêm trọng.
4. Sa thải: hình thức nặng nhất, chỉ áp dụng trong 3 trường hợp quy định tại Điều 125 BLLĐ.

Doanh nghiệp không được tự đặt ra hình thức kỷ luật khác như phạt tiền, cúp lương, hoặc trừ điểm thưởng thay thế cho 4 hình thức trên.

Các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động doanh nghiệp phải tuân thủ?

Theo Điều 122 BLLĐ 2019, quy trình xử lý kỷ luật phải đảm bảo các nguyên tắc:

• Khách quan, công bằng: phải có bằng chứng cụ thể, không được suy đoán
• Đúng thẩm quyền: chỉ người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ mới được ký quyết định
• Không xử lý theo kiểu "tập thể": mỗi người vi phạm phải được xử lý riêng biệt
• Mỗi hành vi chỉ xử lý một hình thức: không phạt hai lần cho cùng một vi phạm
• Có sự tham gia của người lao động: người lao động có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa

10 trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động theo pháp luật?

Theo Điều 122 BLLĐ 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cấm xử lý kỷ luật khi người lao động:

1. Nghỉ ốm đau, điều trị
2. Nghỉ điều dưỡng theo kế hoạch
3. Nghỉ phép năm
4. Nghỉ việc riêng được người sử dụng lao động đồng ý
5. Đang bị tạm giữ, tạm giam
6. Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra, xác minh vi phạm
7. Lao động nữ mang thai
8. Lao động đang nghỉ thai sản
9. Lao động nuôi con dưới 12 tháng tuổi
10. Người lao động dưới 18 tuổi (phải có cha/mẹ hoặc người đại diện tham gia)

Phạt tiền có được coi là hình thức kỷ luật lao động không?

Không. Phạt tiền, cúp lương, trừ điểm khen thưởng không phải hình thức kỷ luật lao động được pháp luật công nhận. Doanh nghiệp áp dụng phạt tiền thay cho kỷ luật lao động có thể bị phạt hành chính từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022. Tuy nhiên, doanh nghiệp được áp dụng trách nhiệm vật chất (bồi thường thiệt hại) khi người lao động gây hư hỏng tài sản — đây là vấn đề khác với kỷ luật lao động.

Những sai lầm phổ biến nhất doanh nghiệp mắc phải khi xử lý kỷ luật?

• Không có nội quy lao động đã đăng ký: không có căn cứ pháp lý để kỷ luật
• Bỏ qua bước thông báo phiên họp: thiếu 5 ngày thông báo khiến toàn bộ quy trình vô hiệu
• Xử lý quá thời hiệu: 6 tháng hoặc 12 tháng tùy loại vi phạm
• Không mời đại diện công đoàn khi doanh nghiệp có tổ chức công đoàn
• Không lập biên bản vi phạm ngay khi xảy ra: sau này khó chứng minh
• Sa thải khi người lao động đang nghỉ ốm: vi phạm quy định cấm
• Ký quyết định không đúng thẩm quyền: quyết định có thể bị vô hiệu

Thời hạn thi hành kỷ luật tính từ ngày nào?

Thời hiệu bắt đầu tính từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, không phải ngày phát hiện. Ngoại lệ: nếu vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản hoặc bí mật kinh doanh mà doanh nghiệp không phát hiện ngay được, thời hiệu 12 tháng tính từ ngày có đủ bằng chứng chứng minh vi phạm.