Mở công ty rồi bỏ không: Chi phí giải thể có thể lên hơn 30 triệu — Danh sách cần lưu ý cho người mới

Gần đây, nhiều trường hợp doanh nghiệp thành lập xong rồi bỏ không hoạt động đang được cơ quan thuế xử lý. Có trường hợp lập công ty từ mùa dịch, không phát sinh một đồng doanh thu nào, nhưng đến khi muốn đóng lại thì nợ hơn 34 triệu đồng — trong đó 23 triệu là phạt chậm nộp tờ khai thuế. Thậm chí có người phát hiện mình nằm trong danh sách tạm hoãn xuất cảnh vì công ty bỏ hoang nhiều năm.

Gốc rễ vấn đề: không kinh doanh không có nghĩa là không có nghĩa vụ pháp lý. Bài viết này tổng hợp toàn bộ những nghĩa vụ mà chủ doanh nghiệp mới cần nắm rõ từ ngày đầu.

1. Nghĩa vụ kê khai thuế — kể cả khi doanh thu bằng 0

Đây là phần quan trọng nhất và cũng là nguyên nhân chính gây ra khoản phạt lớn khi giải thể. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Luật số 38/2019/QH14) và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp đúng hạn các tờ khai sau:

Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Theo tháng: nếu doanh thu năm trước > 50 tỷ đồng, nộp trước ngày 20 tháng sau
• Theo quý: nếu doanh thu năm trước ≤ 50 tỷ đồng, nộp trước ngày 30 tháng đầu quý sau
• Doanh thu bằng 0 vẫn phải nộp tờ khai — tờ khai "trắng" vẫn phải nộp đúng hạn

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Nộp quyết toán thuế TNDN hằng năm, thời hạn trước 31/3 năm sau
• Lỗ cũng phải nộp tờ khai — không có lãi không có nghĩa là không phải khai
• Tạm nộp thuế TNDN theo quý, tổng 4 quý phải đủ 80% số thuế cả năm trước 30/1 năm sau (Nghị định 91/2022/NĐ-CP)

Báo cáo tài chính năm

• Nộp trước ngày 31/3 năm sau cho cơ quan thuế
• Bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính

Lệ phí môn bài

• Đã bãi bỏ từ 01/01/2026 theo chính sách mới
• Tuy nhiên, các năm trước (2025 về trước) nếu chưa đóng vẫn bị truy thu
• Mức cũ: vốn điều lệ > 10 tỷ: 3.000.000đ/năm; ≤ 10 tỷ: 2.000.000đ/năm

Mức phạt chậm nộp tờ khai: theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, phạt từ 2–25 triệu đồng tùy thời gian chậm. Mỗi tờ khai chậm nộp là một lần phạt riêng — nên công ty bỏ không 2–3 năm dễ dàng nợ phạt hàng chục triệu.

2. Nghĩa vụ khi có nhân viên — mỗi tháng phải chi và phải khai

Khi doanh nghiệp có người lao động, nghĩa vụ tăng đáng kể:

Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN)

• Doanh nghiệp đóng: BHXH 17,5% + BHYT 3% + BHTN 1% = 21,5% trên lương đóng BHXH
• Người lao động đóng: BHXH 8% + BHYT 1,5% + BHTN 1% = 10,5%
• Nộp hằng tháng cho cơ quan BHXH, chậm bị tính lãi 2%/tháng

Kinh phí công đoàn

• 2% trên quỹ lương đóng BHXH — nộp cho Liên đoàn Lao động quận/huyện
• Chưa thành lập công đoàn cơ sở vẫn phải đóng (Điều 29, Luật Công đoàn 2024)

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ tại nguồn và nộp thay cho người lao động
• Kê khai theo tháng hoặc quý, quyết toán trước 31/3 năm sau

Báo cáo tình hình sử dụng lao động

• Báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm cho Sở LĐ-TB&XH (Bộ luật Lao động 2019, Điều 12)
• Thông báo khi có biến động lao động (tăng/giảm)

3. Chi phí cố định ít ai tính trước khi mở công ty

Nhiều người chỉ tính phí thành lập (3–8 triệu) mà quên rằng mỗi tháng đều có chi phí "nuôi" công ty:

Kế toán

• Thuê kế toán ngoài: từ 1–3 triệu/tháng (tùy quy mô, số hóa đơn)
• Kế toán nội bộ: lương từ 8–15 triệu/tháng + BHXH
• Không có kế toán = không ai nộp tờ khai = phạt

Chữ ký số (USB Token)

• Bắt buộc để nộp thuế điện tử và ký hóa đơn
• Chi phí: 1,5–2,5 triệu/năm (BKAV, Viettel, VNPT)

Hóa đơn điện tử

• Bắt buộc từ 01/7/2022 (Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
• Chi phí: 500.000–1.500.000đ/năm tùy gói

Phần mềm kế toán

• MISA, Fast, hoặc phần mềm nguồn mở: 1–5 triệu/năm

Bản quyền phần mềm cho nhân viên

• MS Office Home không được dùng cho mục đích thương mại theo điều khoản Microsoft
• Cần mua bản Microsoft 365 Business hoặc dùng phần mềm nguồn mở (LibreOffice, Google Workspace)
• Phần mềm nguồn mở: phải đọc kỹ giấy phép xem có cho phép tổ chức/doanh nghiệp sử dụng không

4. Các khoản thuế và chi phí hay bị truy thu, bị loại

Thanh toán không dùng tiền mặt

• Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế GTGT (trước đây là 20 triệu, đã giảm xuống 5 triệu theo Nghị định 123/2024/NĐ-CP)
• Thanh toán tiền mặt = chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Thuế nhà thầu nước ngoài

• Khi trả tiền dịch vụ cho nhà cung cấp nước ngoài (Google Ads, Facebook Ads, SaaS, hosting...)
• Doanh nghiệp Việt Nam phải kê khai và nộp thuế thay
• Quy định mới từ 01/7/2026: cần rà soát lại với kế toán vì có thay đổi về cách tính

Tạm nộp thuế TNDN theo quý

• Tổng 4 quý phải đủ 80% số thuế phải nộp cả năm
• Thiếu sẽ bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm
• Hạn nộp: trước 30/1 năm sau (Nghị định 91/2022/NĐ-CP)

5. Tuân thủ về lao động

Nhiều doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào thuế mà quên nghĩa vụ lao động — đây cũng là nguồn phạt lớn:

• Hợp đồng lao động: phải đúng loại (xác định/không xác định thời hạn), đúng nội dung theo Bộ luật Lao động 2019
• Nội quy lao động: bắt buộc đăng ký tại Sở LĐ-TB&XH nếu từ 10 lao động trở lên
• Khám sức khỏe định kỳ: ít nhất 1 lần/năm cho toàn bộ nhân viên
• Thành lập công đoàn: khi đủ điều kiện theo Luật Công đoàn 2024

6. Những việc "nhỏ nhỏ" nhưng hay quên — bị phạt oan

Biển hiệu tại trụ sở

• Phải treo biển hiệu tại trụ sở chính, ghi rõ: tên công ty, mã số thuế, số điện thoại
• Từ 15/5/2026: thiếu biển hiệu hoặc thiếu thông tin trên biển sẽ bị phạt hành chính

Đăng ký nhãn hiệu, bản quyền

• Tên thương hiệu, logo nên đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ
• Tránh trường hợp bị đối thủ đăng ký trước, mất quyền sử dụng thương hiệu

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện

• Phải đảm bảo đủ điều kiện trước khi hoạt động: giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định...
• Hoạt động khi chưa đủ điều kiện: phạt từ 10–30 triệu đồng và buộc ngừng hoạt động

7. Nếu đang có công ty bỏ không — cần làm gì?

Đây là tình huống rất phổ biến và càng để lâu càng tốn kém:

Hậu quả của việc bỏ không

• Vẫn phải kê khai: mỗi tờ khai chậm nộp là một lần phạt (2–25 triệu/tờ khai)
• Khóa mã số thuế: bỏ lâu sẽ bị cơ quan thuế đơn phương khóa MST. Muốn nộp tờ khai lại phải làm thủ tục mở lại rất phức tạp
• Cấm xuất cảnh: người đại diện pháp luật có thể bị tạm hoãn xuất cảnh nếu công ty nợ thuế
• Ảnh hưởng đến việc mở công ty mới: không được làm người đại diện pháp luật hoặc giám đốc công ty khác

Giải pháp

1. Tạm ngừng kinh doanh: tối đa 1 năm/lần, tối đa 2 năm liên tục — trong thời gian tạm ngừng được miễn kê khai thuế GTGT, TNDN
2. Giải thể công ty: nộp hết tờ khai thiếu, đóng phạt, thanh lý tài sản, hoàn thành nghĩa vụ thuế → nộp hồ sơ giải thể tại Sở KH&ĐT
3. Liên hệ luật sư: để được hỗ trợ rà soát toàn bộ nghĩa vụ, thương lượng phạt, và hoàn tất thủ tục

8. Checklist tổng hợp cho người sắp mở công ty

Trước khi quyết định thành lập doanh nghiệp, hãy tính thêm các chi phí sau vào ngân sách khởi nghiệp:

Kết luận

Mở công ty là việc của một buổi, nuôi cho đúng luật là việc hằng ngày.

Chi phí khởi nghiệp không chỉ là tiền thành lập — mà còn là chi phí duy trì, tuân thủ pháp luật hàng tháng, hàng năm. Nếu bạn đang có kế hoạch mở doanh nghiệp, hãy cộng luôn phần này vào ngân sách.

Và nếu đang có công ty bỏ không — đừng để thêm một ngày nào nữa. Mỗi ngày trôi qua là thêm tiền phạt tích lũy.

Bạn cần hỗ trợ giải thể công ty, tạm ngừng kinh doanh, hoặc rà soát nghĩa vụ thuế? Liên hệ Talochi Legal để được tư vấn miễn phí buổi đầu tiên.