Hóa đơn điện tử bắt buộc 2026: Hộ kinh doanh và doanh nghiệp mới phải làm gì?

Hóa đơn điện tử là gì và tại sao bắt buộc từ 2026?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, Tổng cục Thuế đã hoàn thành lộ trình bắt buộc chuyển đổi sang HĐĐT trên toàn quốc. Từ năm 2026, không còn cho phép sử dụng hóa đơn giấy thông thường ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt.

Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử 2026

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế

Tất cả doanh nghiệp có mã số thuế đã phải chuyển sang HĐĐT theo lộ trình từ năm 2022-2023. Từ 2026, các doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký và sử dụng HĐĐT ngay từ ngày đầu hoạt động.

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Đây là nhóm có nhiều thay đổi nhất trong năm 2026:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: bắt buộc sử dụng HĐĐT
• Hộ kinh doanh nộp thuế khoán: được sử dụng HĐĐT từng lần phát sinh do cơ quan thuế cấp
• Cá nhân có thu nhập từ cho thuê tài sản: phải xuất HĐĐT khi khách hàng yêu cầu

Các loại hóa đơn điện tử hiện hành

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua. Loại này áp dụng bắt buộc cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp có rủi ro thuế cao. Ưu điểm: an toàn, được cơ quan thuế xác nhận. Nhược điểm: tốc độ xử lý chậm hơn.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp tự lập và gửi trực tiếp cho người mua, sau đó gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Áp dụng cho doanh nghiệp lớn, có hạ tầng kế toán tốt, ít rủi ro vi phạm thuế.

3. Hóa đơn điện tử từng lần do cơ quan thuế cấp

Dành cho hộ kinh doanh nộp thuế khoán, cá nhân kinh doanh không thường xuyên. Mỗi lần phát sinh giao dịch phải đến cơ quan thuế hoặc dùng ứng dụng để lấy hóa đơn.

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2026

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Có hơn 20 đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT được Tổng cục Thuế chấp thuận như VNPT, MISA, FPT, Viettel, BKAV... Chi phí dao động từ 200.000 - 2.000.000 đồng/năm tùy theo số lượng hóa đơn và tính năng.

Bước 2: Đăng ký với cơ quan thuế

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải nộp Tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/ĐKHĐ-HĐĐT) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 3: Đăng ký chữ ký số

HĐĐT phải có chữ ký số của người bán. Nếu chưa có, cần đăng ký chữ ký số tại các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số như VNPT-CA, Viettel-CA, BKAV-CA...

Bước 4: Thiết lập hệ thống và phát hành hóa đơn

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp bắt đầu lập và phát hành HĐĐT theo đúng định dạng XML chuẩn, có chữ ký số và gửi lên cổng của Tổng cục Thuế.

Xử phạt vi phạm hóa đơn điện tử 2026

Vi phạm về sử dụng hóa đơn

• Không xuất hóa đơn khi bán hàng: phạt từ 10 - 20 triệu đồng
• Lập hóa đơn không đúng thời điểm: phạt từ 4 - 8 triệu đồng
• Sử dụng hóa đơn giấy khi đã bị bắt buộc dùng HĐĐT: phạt đến 10 triệu đồng
• Khai sai thông tin trên hóa đơn gây thiệt hại thuế: truy thu thuế + phạt 20% + lãi chậm nộp

Trường hợp có thể bị truy cứu hình sự

Hành vi mua bán hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn giả mạo để trốn thuế với số tiền lớn (từ 100 triệu đồng trở lên) có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự về tội trốn thuế.

Lợi ích của hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Dù ban đầu có chi phí đầu tư, HĐĐT mang lại nhiều lợi ích lâu dài:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy
• Tra cứu, đối chiếu nhanh chóng qua hệ thống
• Giảm rủi ro hóa đơn bị thất lạc, làm giả
• Kê khai thuế tự động từ dữ liệu hóa đơn điện tử
• Tích hợp dễ dàng với phần mềm kế toán

Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh nhỏ có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Có, nhưng có lộ trình và điều kiện. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán được Nhà nước hỗ trợ sử dụng HĐĐT từng lần qua ứng dụng của Tổng cục Thuế miễn phí. Hộ kinh doanh nộp thuế theo kê khai phải đăng ký dịch vụ HĐĐT như doanh nghiệp.

Chi phí mua phần mềm HĐĐT có được tính vào chi phí thuế không?

Có. Chi phí mua phần mềm và dịch vụ HĐĐT được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

Nếu mất kết nối internet, có thể lập hóa đơn không?

Nhiều phần mềm HĐĐT cho phép lập hóa đơn offline và đồng bộ dữ liệu khi có kết nối lại. Tuy nhiên, hóa đơn chỉ có giá trị pháp lý sau khi được gửi lên cổng cơ quan thuế và nhận mã xác nhận.