Thuế TNCN cho doanh nghiệp: Cách tính, kê khai và 5 sai lầm thường gặp 2026

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ doanh nghiệp bắt buộc thực hiện thay cho người lao động — khấu trừ tại nguồn, kê khai định kỳ và quyết toán năm. Sai sót trong khâu này không chỉ bị phạt tiền mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của chính nhân viên khi họ hoàn thuế. Bài viết cung cấp hướng dẫn thực tiễn cho bộ phận kế toán và chủ doanh nghiệp SME.

Ai phải nộp thuế TNCN và doanh nghiệp có nghĩa vụ gì?

Thuế TNCN đánh vào thu nhập của cá nhân. Doanh nghiệp có nghĩa vụ:

1. Khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trước khi chi trả thu nhập cho người lao động
2. Kê khai thuế TNCN định kỳ (tháng hoặc quý)
3. Nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước
4. Quyết toán thuế TNCN năm (thay mặt người lao động nếu họ ủy quyền)
5. Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động

Biểu thuế TNCN lũy tiến từng phần 2026

Áp dụng với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú:

Bậc	Thu nhập tính thuế/tháng	Thuế suất
1	Đến 5 triệu đồng	5%
2	Trên 5 – 10 triệu đồng	10%
3	Trên 10 – 18 triệu đồng	15%
4	Trên 18 – 32 triệu đồng	20%
5	Trên 32 – 52 triệu đồng	25%
6	Trên 52 – 80 triệu đồng	30%
7	Trên 80 triệu đồng	35%

Công thức: Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế − Giảm trừ gia cảnh − Giảm trừ bảo hiểm bắt buộc − Các khoản được giảm trừ khác

Mức giảm trừ gia cảnh 2026

• Bản thân người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu/năm)
• Mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng

Lưu ý: Để được giảm trừ người phụ thuộc, người lao động phải nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho doanh nghiệp. Nếu không có hồ sơ, doanh nghiệp không được tính giảm trừ này khi khấu trừ.

Ví dụ tính thuế TNCN thực tế

Nhân viên có lương gross 25 triệu/tháng, 1 người phụ thuộc, đã đăng ký đầy đủ:

• Bảo hiểm bắt buộc (NLĐ đóng): 25 triệu × 10,5% = 2,625 triệu
• Thu nhập chịu thuế: 25 − 2,625 = 22,375 triệu
• Giảm trừ bản thân: 11 triệu
• Giảm trừ 1 người phụ thuộc: 4,4 triệu
• Thu nhập tính thuế: 22,375 − 11 − 4,4 = 6,975 triệu
• Thuế TNCN phải nộp: 5 triệu × 5% + 1,975 triệu × 10% = 250.000 + 197.500 = 447.500 đồng/tháng

Kê khai thuế TNCN: Tháng hay quý?

Tần suất kê khai phụ thuộc vào doanh thu năm trước:

• Kê khai theo tháng: Doanh thu năm trước từ 50 tỷ đồng trở lên
• Kê khai theo quý: Doanh thu năm trước dưới 50 tỷ đồng (phần lớn SME)
• Mới thành lập: Mặc định kê khai quý trong năm đầu

Deadline kê khai và nộp thuế

Kỳ kê khai	Hạn nộp tờ khai	Hạn nộp tiền thuế
Tháng (kê khai tháng)	Ngày 20 tháng tiếp theo	Cùng ngày nộp tờ khai
Quý (kê khai quý)	Ngày 30 (31) tháng đầu quý sau	Cùng ngày nộp tờ khai
Quyết toán năm	Ngày 31/3 năm sau	Ngày 31/3 năm sau

Quyết toán thuế TNCN cuối năm

Doanh nghiệp phải quyết toán thuế TNCN hàng năm (hạn 31/3) với 2 trường hợp:

1. Quyết toán thay cho người lao động: Khi người lao động ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp (làm việc tại một nơi trong năm, chưa tự quyết toán)
2. Quyết toán phần thuế đã khấu trừ: Doanh nghiệp luôn phải quyết toán tổng số thuế đã khấu trừ trong năm, bất kể người lao động có ủy quyền hay không

5 sai lầm thuế TNCN phổ biến của doanh nghiệp

Sai lầm 1: Không khấu trừ thuế CTV từ 2 triệu đồng/lần

Nhiều doanh nghiệp chỉ khấu trừ thuế cho nhân viên chính thức, bỏ qua CTV. Khi thuế vụ kiểm tra, truy thu toàn bộ phần chưa khấu trừ cộng tiền phạt từ 10-20% số thuế thiếu.

Sai lầm 2: Tính sai giảm trừ người phụ thuộc

Áp dụng giảm trừ cho người phụ thuộc khi nhân viên chưa nộp hồ sơ đăng ký, hoặc người phụ thuộc đã có thu nhập riêng vượt mức được miễn. Bị truy thu khi quyết toán.

Sai lầm 3: Không nộp tờ khai kỳ không phát sinh thuế

Kỳ không có phát sinh khấu trừ thuế TNCN vẫn phải nộp tờ khai (trừ khi được miễn theo quy định). Không nộp bị phạt từ 2-5 triệu đồng.

Sai lầm 4: Nhầm giữa thu nhập gross và net khi ký hợp đồng

Hợp đồng ghi "lương 20 triệu" mà không rõ gross hay net dẫn đến tranh chấp khi tính thuế. Luôn ghi rõ trong hợp đồng: "lương gross X triệu" hoặc "lương net Y triệu (doanh nghiệp chịu thuế)".

Sai lầm 5: Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN sai hoặc không cấp

Nhân viên cần chứng từ này để quyết toán thuế. Doanh nghiệp không cấp hoặc cấp sai thông tin có thể bị phạt và ảnh hưởng đến việc hoàn thuế của nhân viên.

Các khoản thu nhập không tính thuế TNCN

Một số khoản chi được miễn thuế TNCN (theo Luật thuế TNCN và các thông tư hướng dẫn) mà nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng đúng:

• Phụ cấp điện thoại, xăng xe, ăn trưa theo quy định nội bộ (tối đa theo mức quy định)
• Tiền ăn ca: tối đa 730.000 đồng/tháng
• Phụ cấp đồng phục bằng hiện vật (không bằng tiền)
• Tiền thuê nhà do công ty đài thọ trực tiếp (một số điều kiện)
• Bảo hiểm nhân thọ phi nhân thọ: phần bảo hiểm bắt buộc

Để được hưởng miễn thuế, các khoản phụ cấp này phải được quy định trong nội quy công ty hoặc hợp đồng lao động, không được trả bằng tiền mặt tùy tiện.

Cần hỗ trợ rà soát cơ cấu lương và tối ưu thuế TNCN hợp pháp? Đặt lịch tư vấn miễn phí với luật sư pháp lý lao động Talochi Legal.

Bài viết cập nhật theo Luật Thuế TNCN, Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi bổ sung) và các văn bản hướng dẫn có hiệu lực đến tháng 7/2026.