Nội quy công ty: Soạn thảo và đăng ký đúng pháp luật

Nội quy lao động là văn bản pháp lý nội bộ bắt buộc đối với doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019. Nếu không có nội quy hợp lệ, mọi quyết định kỷ luật — kể cả sa thải — đều có thể bị vô hiệu. Bài viết này hướng dẫn chi tiết nội dung bắt buộc, quy trình đăng ký và những lỗi phổ biến cần tránh.

Nội quy lao động bắt buộc phải có những nội dung gì?

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải bao gồm các nội dung sau:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: giờ bắt đầu, kết thúc, nghỉ giữa ca, nghỉ tuần
2. Trật tự tại nơi làm việc: quy định về trang phục, thái độ, ứng xử
3. An toàn, vệ sinh lao động: trách nhiệm sử dụng thiết bị bảo hộ, báo cáo sự cố
4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: trách nhiệm tố cáo, quy trình xử lý
5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh: quy định sử dụng tài sản, thông tin mật
6. Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm việc khác
7. Các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý kỷ luật: liệt kê cụ thể hành vi và mức phạt tương ứng
8. Trách nhiệm vật chất: nguyên tắc bồi thường thiệt hại do người lao động gây ra

Quy trình ban hành và đăng ký nội quy lao động như thế nào?

Bước 1: Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Trước khi ban hành, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (Ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện nhóm lao động). Ý kiến này được ghi nhận bằng biên bản — không nhất thiết phải được chấp thuận, nhưng phải được tham khảo.

Bước 2: Ban hành nội quy

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký ban hành nội quy. Đóng dấu doanh nghiệp (nếu có).

Bước 3: Đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền

Theo Điều 119 BLLĐ 2019, doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy tại Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi đặt trụ sở chính trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành. Hồ sơ gồm: văn bản đề nghị đăng ký, 2 bản nội quy lao động, biên bản tham khảo ý kiến công đoàn.

Bước 4: Phổ biến đến toàn thể người lao động

Nội quy chỉ có hiệu lực sau khi được niêm yết công khai tại nơi làm việc và phổ biến đến người lao động. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ xác nhận đã phổ biến (danh sách ký nhận, email thông báo, biên bản họp).

Nội quy lao động có thời hạn hiệu lực không?

Nội quy lao động có hiệu lực vô thời hạn cho đến khi doanh nghiệp ban hành nội quy mới thay thế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải cập nhật nội quy khi pháp luật thay đổi ảnh hưởng đến nội dung nội quy. Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực từ 01/01/2021, vì vậy các nội quy ban hành theo luật cũ cần được soát xét lại.

Hậu quả nếu không đăng ký nội quy lao động là gì?

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động bị phạt tiền:

Quy mô vi phạm	Mức phạt
Không có nội quy lao động (doanh nghiệp có từ 10 lao động)	5.000.000 – 10.000.000 đồng
Không đăng ký nội quy với cơ quan có thẩm quyền	5.000.000 – 10.000.000 đồng
Nội quy có nội dung trái pháp luật	5.000.000 – 10.000.000 đồng

Quan trọng hơn: mọi quyết định kỷ luật dựa trên nội quy chưa đăng ký đều có thể bị tòa tuyên vô hiệu, dẫn đến doanh nghiệp phải nhận lại người lao động và bồi thường.

Nội quy lao động có cần ghi rõ từng hành vi vi phạm và mức phạt không?

Có. Đây là yêu cầu quan trọng nhất và cũng là điểm doanh nghiệp thường làm sai. Nội quy phải liệt kê cụ thể hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật tương ứng. Nếu chỉ ghi chung chung "vi phạm kỷ luật bị sa thải" mà không nêu rõ hành vi, quyết định sa thải sẽ không có căn cứ áp dụng và có thể bị hủy.

Doanh nghiệp dưới 10 lao động có cần nội quy lao động không?

Không bắt buộc đăng ký, nhưng vẫn nên có. Đối với doanh nghiệp dưới 10 lao động, thỏa thuận về kỷ luật lao động có thể được đưa trực tiếp vào hợp đồng lao động. Tuy nhiên, việc có nội quy rõ ràng giúp doanh nghiệp xử lý vi phạm nhất quán và tránh tranh chấp.